Twoje dane - Twoja sprawa 2026/2027: co szkoła dostaje i co musi zrobić
czytaj więcej
Składasz wniosek o dotację z urzędu pracy na otwarcie firmy. W specyfikacji wydatków, obok laptopa i materiałów reklamowych, wpisujesz „dokumentacja RODO”. Po złożeniu wniosku ktoś z urzędu dzwoni albo pisze: a co to właściwie jest?
Spokojnie, to nie odmowa, tylko prośba o wyjaśnienie. Wyjaśniam, po co nowej firmie dokumentacja RODO, dlaczego dotacja może ją pokryć, a szkolenia zwykle nie, jak ją opisać we wniosku i czego pilnować przy rozliczeniu.
Spis treści
RODO dla jednoosobowej działalności gospodarczej: czy potrzebujesz dokumentów od pierwszego dnia?
Tak, jeśli od pierwszego dnia masz klientów albo pracownika. RODO nie ma progu „za mała firma”. Obowiązuje każdego, kto przetwarza dane osobowe w działalności, także jednoosobową firmę.
Dwie sytuacje, w których nowa firma przetwarza dane od startu:
- zbierasz dane klientów - na przykład przy dowozie masz imię, adres i telefon każdego zamawiającego. W chwili zbierania danych musisz przekazać tej osobie informację, kto je przetwarza, po co i jak długo (art. 13 RODO);
- zatrudniasz pracownika - masz jego dane kadrowe, a on sam ma dostęp do danych klientów. Osoba, która przetwarza dane na Twoje polecenie, robi to tylko zgodnie z Twoimi instrukcjami (art. 29 i art. 32 ust. 4 RODO), a w praktyce potwierdza się to pisemnym upoważnieniem i spisanymi zasadami.
Upoważnienie najlepiej podpisać pierwszego dnia pracy. Co zrobić, gdy pracownik już odszedł, a podpisu nie ma, przeczytasz we wpisie Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych: pracownik odszedł bez podpisu.
Do tego dochodzi zasada rozliczalności: musisz umieć wykazać, że przestrzegasz RODO (art. 5 ust. 2 i art. 24 ust. 1 RODO). Bez dokumentów trudno to wykazać. Jednoosobowa firma bez pracowników potrzebuje mniejszego zakresu, ale klauzula informacyjna jest potrzebna od pierwszego klienta. Jakie dokumenty składają się na taki komplet, opisujemy we wpisie RODO to nie tylko polityka prywatności.
Pełny komplet na przykładzie lokalu z jedzeniem na wynos, razem z rejestrem czynności przetwarzania, którego mała firma zwykle nie uniknie, rozpisaliśmy we wpisie Dokumentacja RODO w nowej firmie: co musi mieć mała gastronomia.
Czy z jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej opłacisz dokumentację RODO?
Ustawa przewiduje takie wydatki. Starosta (w praktyce decyduje powiatowy urząd pracy, który działa w jego imieniu) może przyznać jednorazowo środki na podjęcie działalności gospodarczej, „w tym na pokrycie kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa związanych z podjęciem tej działalności” (art. 147 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). To samo powtarza lista wydatków, które wpisujesz do wniosku (§ 2 ust. 3 pkt 9 rozporządzenia w sprawie wniosków i realizacji umów o dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej).
Dokumentacji RODO przepis nie wymienia z nazwy. Przygotowanie dokumentów RODO pod Twoją firmę dobrze mieści się jednak w pomocy prawnej i doradztwie związanym z jej otwarciem, a ostatecznie ocenia to urząd. Szczegóły ustala każdy urząd w swoim regulaminie i tu zaczynają się różnice.
Doradztwo tak, szkolenie nie
Wiele urzędów pracy wpisuje szkolenia na listę wydatków, których z dotacji nie sfinansujesz. Przykłady z publicznych regulaminów: „finansowanie szkoleń” w zasadach powiatowego urzędu pracy (PUP) w Wolsztynie i PUP w Opatowie, „finansowanie szkoleń i kursów” w wytycznych PUP w Bartoszycach.
Niektóre urzędy ograniczają też samą pozycję „pomoc prawna, konsultacje i doradztwo”. Na przykład w Bartoszycach to najwyżej 2% kwoty dofinansowania. Bywa też, że pomoc prawną urząd zwraca jako osobno wnioskowaną refundację, tak jest w zasadach z Wolsztyna, więc zapytaj, jak ująć ją we wniosku. Zanim wpiszesz tę pozycję do wniosku, przeczytaj regulamin swojego urzędu, bo zapisy różnią się między powiatami.
Dlaczego urząd pyta o pozycję „dokumentacja RODO”?
Bo samo „RODO” może oznaczać zarówno dokumenty, jak i szkolenie. Urzędnik widzi pozycję, która może być doradztwem (dozwolone), ale też kursem dla właściciela (zakazane w wielu regulaminach). Urząd nie musi pisać tego wprost, ale najpewniej chce po prostu wykluczyć szkolenie.
Urząd ma prawo dopytać. W Wolsztynie wnioskodawcę, którego wniosek budzi zastrzeżenia komisji, można zaprosić do negocjacji. A jeśli we wniosku czegoś brakuje albo jest w nim oczywista pomyłka, starosta wzywa do uzupełnienia albo poprawienia wniosku w terminie nie krótszym niż 7 dni, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania (§ 3 ust. 4 rozporządzenia).
Jak opisać dokumentację RODO we wniosku o dotację?
Nazwij usługę konkretnie i tak samo, jak będzie brzmieć na przyszłej fakturze: „przygotowanie dokumentacji RODO”. W opisie dodaj, że to pomoc prawna i doradztwo związane z podjęciem działalności, czyli słowa z przepisu. Unikaj słów „szkolenie RODO” i „wdrożenie RODO”. Pierwsze w wielu urzędach trafia prosto na listę wydatków niedozwolonych. Drugie jest tak pojemne, że urzędnik nie wie, czy w środku nie ma kursu.
Pod nazwą wymień dokumenty, które dostaniesz. Przykładowy komplet dla małej firmy:
- rejestr czynności przetwarzania, czyli spis tego, jakie dane zbierasz, po co i jak długo je trzymasz;
- klauzule informacyjne dla klientów i pracowników;
- polityka bezpieczeństwa danych osobowych;
- upoważnienia do przetwarzania danych dla osób z dostępem do nich;
- wzór umowy powierzenia, czyli umowy z firmą, która przetwarza dane na Twoje zlecenie, na przykład z biurem rachunkowym;
- procedura na wypadek wycieku danych;
- procedura odpowiedzi na prośbę klienta o kopię jego danych.
Dopisz jedno-dwa zdania uzasadnienia, odnoszące się do Twojej firmy: „w sklepie internetowym zbieram adresy do wysyłki” albo „zatrudnię pracownika, który będzie miał dostęp do danych klientów”. To pokazuje, że wydatek wiąże się z podjęciem działalności, a nie jest dodatkiem na wszelki wypadek.
Uważaj też na nazwy dokumentów z listy wykonawcy. Jeśli któryś ma w nazwie słowo „szkolenie”, na przykład rejestr szkoleń, dopisz przy nim w specyfikacji, że to wzór rejestru do prowadzenia w firmie, a nie usługa szkoleniowa.
Urząd już zapytał? Odpowiedz na piśmie
Po rozmowie telefonicznej w aktach może nie zostać żaden ślad, po piśmie zostanie na pewno. Wyślij krótkie pismo albo maila, nawet jeśli urząd pytał przez telefon.
1
Wskaż pozycję ze specyfikacji
Podaj numer pozycji i jej nazwę dokładnie tak, jak stoi we wniosku.
2
Wymień dokumenty
Napisz, że to przygotowanie dokumentacji, a nie szkolenie ani kurs, i wylicz dokumenty, które dostaniesz.
3
Uzasadnij potrzebę
Jedno-dwa zdania o tym, czyje dane będziesz przetwarzać: klientów, pracownika.
4
Zapowiedz fakturę
Dodaj, że wydatek udokumentujesz fakturą za tę usługę.
Faktura i rozliczenie dotacji: lista dokumentów powinna się zgadzać
Dotację rozliczasz w ciągu 2 miesięcy od rozpoczęcia działalności. Robisz to zestawieniem wydatków z Twojej specyfikacji, na podstawie opłaconych faktur, i dołączasz kopie dokumentów zakupu i zapłaty (§ 4 ust. 3-5 rozporządzenia).
Rozliczenie obejmuje tylko wydatki poniesione od dnia zawarcia umowy z urzędem (§ 4 ust. 4 rozporządzenia). Zamów i opłać dokumentację dopiero po podpisaniu umowy, bo faktura sprzed niej do rozliczenia nie wejdzie. Płać przelewem i sprawdź w regulaminie, na kogo ma być wystawiona faktura: na Ciebie czy już na firmę.
Tu wraca wszystko, co napisałeś we wniosku i w wyjaśnieniach. Jeśli we wniosku wymieniłeś politykę bezpieczeństwa, a wykonawca jej nie przygotuje, rozjazd może wyjść przy rozliczeniu. A część dotacji wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem oddajesz z odsetkami (art. 153 ust. 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Dlatego zanim wyślesz wniosek albo odpowiedź do urzędu, poproś wykonawcę o listę dokumentów, które naprawdę dostaniesz, i przepisz ją 1:1.
Na fakturze nazwa usługi powinna brzmieć tak jak w specyfikacji: „przygotowanie dokumentacji RODO”. Faktura z napisem „szkolenie RODO” albo „pakiet szkoleniowy” to proszenie się o kłopot przy rozliczeniu.
Zmienił Ci się zakres? Nie czekaj do rozliczenia. Na Twój wniosek starosta może zaakceptować wydatek, który różni się od specyfikacji, jeśli mieści się w kwocie dotacji i uzna, że jest uzasadniony (§ 4 ust. 6 rozporządzenia). Taką zgodę musisz dostać przed złożeniem rozliczenia.
Szkolenie pracowników z ochrony danych i tak warto zrobić. Opłać je po prostu z innych pieniędzy, a jak często je powtarzać, piszemy we wpisie Szkolenie RODO dla pracowników: częstotliwość, treść i skuteczność.
Najczęstsze pytania o dokumentację RODO z dotacji
Czy każdy zakładający firmę może opłacić dokumentację RODO z dotacji z urzędu pracy?+
Nie każdy. O dotację mogą wnioskować bezrobotni, absolwenci centrów i klubów integracji społecznej oraz niepracujący opiekunowie osób niepełnosprawnych zarejestrowani jako poszukujący pracy (art. 147 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Trzeba też spełnić warunki z art. 148, m.in. nie prowadzić działalności gospodarczej w ostatnich 12 miesiącach i nie dostać wcześniej bezzwrotnych pieniędzy na start firmy. Starosta „może” przyznać dotację, więc nie należy się ona automatycznie, a przygotowanie dokumentów RODO może być jedną z pozycji wydatków, jeśli regulamin jej nie wyklucza i urząd ją zaakceptuje.
Ile kosztuje dokumentacja RODO i czy dotacja pokryje całą kwotę?+
Cena zależy od tego, czy dostajesz gotowy pakiet do samodzielnego uzupełnienia, czy dokumenty przygotowane pod Twoją firmę. Aktualne ceny są w naszym cenniku RODO. Czy dotacja pokryje całość, zależy od regulaminu urzędu: niektóre ograniczają pomoc prawną i doradztwo procentem kwoty dofinansowania.
Czy z dotacji zapłacę za dokumentację RODO razem z VAT?+
Co do zasady tak: rozliczasz faktury z ceną brutto, kwotą VAT i ceną netto (§ 4 ust. 4 rozporządzenia). Ale jeśli później nabędziesz prawo do odliczenia VAT, czyli zarejestrujesz się jako czynny podatnik VAT, musisz oddać urzędowi równowartość VAT od towarów i usług kupionych z dotacji. Masz na to najwyżej 90 dni od złożenia pierwszej deklaracji VAT, w której mogłeś ten podatek odliczyć (art. 152 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).
Wniosek, wyjaśnienie, faktura: wszędzie ta sama nazwa usługi
Pamiętaj: nazwa „przygotowanie dokumentacji RODO” we wniosku, lista dokumentów zgodna z tym, co naprawdę dostaniesz, i ta sama nazwa na fakturze. Wtedy pytanie urzędu załatwisz jednym pismem, a rozliczenie przejdzie bez zgrzytów.
Jeśli zakładasz firmę i potrzebujesz dokumentów dopasowanych do tego, co będziesz robić z danymi, zobacz, jak przygotowujemy dokumentację RODO i co dostajesz w komplecie.
