Dokumentacja RODO

Mała firma o typowym profilu zwykle sobie radzi: przy miejscach do uzupełnienia jest komentarz z przykładem, a przewodnik prowadzi krok po kroku. Jeśli w trakcie utkniesz, lepiej się zatrzymać i napisać do mnie, niż wypełnić po łebkach. Przejdziesz wtedy na dokumentację przygotowaną przeze mnie i dopłacisz tylko różnicę. Dokumentacja, która nie opisuje prawdy, daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa.

Pakiet nie jest dla placówek medycznych, aptek, urzędów, jednostek samorządu, szkół, przedszkoli i żłobków, serwisów dla dzieci, kancelarii prawnych, notarialnych i komorniczych, biur detektywistycznych, firm zbierających dane o zdrowiu albo inne dane szczególne, firm, których główną działalnością jest monitorowanie ludzi, oraz firm zatrudniających ponad 250 osób albo działających w kilku krajach. Umowy powierzenia z księgową czy hostingiem podpisujesz sam, a regulaminu pracy i zasad pracy zdalnej w pakiecie nie ma.

Podstawa to rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, polityka bezpieczeństwa, upoważnienia dla osób z dostępem do danych, umowy powierzenia z firmami zewnętrznymi i rejestr naruszeń. Reszta zależy od tego, czy masz kamery, stronę internetową, newsletter albo pracowników. Pełną listę z opisem, po co jest każdy dokument, masz wyżej.

Darmowy wzór to zwykle pusty szablon albo dokument wyjęty z cudzej firmy. Tu dokumenty są wypełnione treścią dla typowej firmy, mają instrukcję przy miejscach do uzupełnienia, a rejestry w Excelu mają gotowe listy do wyboru. Są też ze sobą powiązane: analiza ryzyka odsyła do numerów w wykazie zabezpieczeń, a klauzule biorą terminy z rejestru. Kupujesz bezpośrednio ode mnie, więc wiesz, do kogo zadzwonić, gdy coś jest niejasne.

Pakiet uzupełniasz sam, realnie w 1-2 dni pracy, i nie musisz robić tego za jednym razem. Dokumentację przygotowaną przeze mnie dostajesz zwykle w ciągu 14 dni od audytu albo od wypełnienia formularza. Jeśli potrzebujesz szybciej, powiedz o tym przy pierwszej rozmowie.

Tak, przygotowuję je według aktualnych przepisów: RODO, ustawy o ochronie danych osobowych i przepisów, które je uzupełniają, np. Kodeksu pracy. Każdy dokument ma pole na datę wejścia w życie i datę następnego przeglądu. Dokumentacja starzeje się razem z Twoją firmą: nowa księgowa, nowy program do faktur, sklep internetowy, to wszystko trzeba dopisać. Dlatego raz w roku warto ją przejrzeć.

Najpierw sprawdź termin w piśmie i nie zostawiaj go bez odpowiedzi: sam brak współpracy z urzędem może skończyć się karą (art. 31 RODO). Kontroler sprawdza, czy pracownicy mają upoważnienia, czy klauzula jest tam, gdzie zbierasz dane, i czy prowadzisz rejestr naruszeń. W dokumentacji jest ściąga, co zrobić, gdy przyjdzie pismo albo kontrola. A gdy pismo już leży na biurku, zadzwoń: pomogę przygotować odpowiedź do urzędu.

Dokumentacja to dokumenty. Wdrożenie to sprawienie, żeby działały: podpisane upoważnienia, przeszkolony zespół, klauzula na stronie i w lokalu, umowy powierzenia z firmami zewnętrznymi. Dokumentacja mówi, jak to zrobić. Jeśli wolisz, żebym przeszkolił Twój zespół, zobacz szkolenia RODO.

Musisz, jeśli jesteś urzędem, gminą, szkołą albo przedszkolem prowadzonym przez samorząd albo inną jednostką publiczną, np. publicznym szpitalem. Także wtedy, gdy Twoja główna działalność to przetwarzanie na dużą skalę danych o zdrowiu albo innych danych szczególnych (np. sieć przychodni czy laboratorium; pojedynczy gabinet zwykle nie) albo regularne monitorowanie ludzi na dużą skalę. Zwykłe kamery w sklepie czy biurze tego obowiązku nie rodzą. Jeśli nie masz pewności, zapytaj mnie przed zakupem. Więcej: Inspektor Ochrony Danych.

Tak, jeśli ma choćby jednego klienta albo formularz na stronie. Ale jeśli nikogo nie zatrudniasz, cały blok pracowniczy odpada i dokumentów jest dużo mniej: przygotowuję tylko to, czego naprawdę potrzebujesz. Takie firmy to duża część moich klientów.