RODO w firmie

Zrób audyt obecnej sytuacji

Sprawdź, jakie dane przetwarzasz, kto ma do nich dostęp i gdzie są przechowywane. Zidentyfikuj ryzyka, np. brak polityki haseł, brak kopii zapasowych czy nieuporządkowane uprawnienia pracowników.

Na stronie firmowej zacznij od formularza kontaktowego. Gdzie lądują zgłoszenia, jakie skrypty działają obok niego i na jakiej podstawie odpowiadasz pracownikom innych firm, opisuję we wpisie Formularz kontaktowy a RODO w B2B: podstawy prawne, CRM i narzędzia.

Przy audycie zajrzyj też do akt pracowników. Jeśli pracujesz z dziećmi, sprawdź, czy są w nich informacja z Krajowego Rejestru Karnego i wydruk z Rejestru Sprawców, o czym piszę w tekście Zaświadczenie o niekaralności - jak długo ważne, co sprawdzić, gdzie trzymać.

Przygotuj dokumentację RODO

Stwórz polityki, procedury, klauzule informacyjne, upoważnienia i rejestr czynności przetwarzania. Pamiętaj o umowach powierzenia z dostawcami – księgowością, hostingiem, firmą kurierską czy dostawcą poczty.

Jeśli dopiero zakładasz firmę z dotacją z urzędu pracy, przygotowanie tych dokumentów możesz wpisać do wniosku jako pomoc prawną i doradztwo, o ile regulamin Twojego urzędu tego nie wyklucza. Jak to opisać i rozliczyć, piszemy we wpisie Dokumentacja RODO dla nowej firmy: jak opłacić ją z dotacji z urzędu pracy.

Klauzula informacyjna przyda się też przy drzwiach, jeśli masz kamery. Co powinno być na tablicy i czego Kodeks pracy wymaga wobec pracowników, przeczytasz we wpisie Tabliczka „obiekt monitorowany” to za mało: obowiązki z RODO i Kodeksu pracy.

Zadbaj o ubezpieczenie OC przedsiębiorcy

RODO nie wymaga tego wprost, ale polisa OC daje Ci dodatkowe zabezpieczenie finansowe w razie naruszenia danych i ewentualnych roszczeń. To uzupełnienie ochrony, które może uratować firmę przed poważnymi stratami.