Kopia dowodu osobistego za zgodą klienta: dlaczego bezpieczniej poprzestać na okazaniu

Recepcja, nowy klient, zwykła umowa o usługę. „Poproszę dowód, zrobię ksero do teczki. I proszę tu podpisać, że wyraża Pan zgodę”. Klient podpisuje, bo kto by się kłócił przy ladzie. Kopia dowodu osobistego ląduje w teczce obok podpisu pod zgodą, więc firma uważa, że z RODO wszystko gra.

Przy przeglądzie slajdów z mojego szkolenia RODO wróciło dokładnie to pytanie: czy zgoda klienta wystarcza, żeby kserować jego dowód. W obiegu są dwa poglądy. Wybrałem ostrożny i w tym wpisie pokażę Ci, dlaczego, jak sprawdzić tożsamość klienta bez kopii i za co spółka prowadząca Glovo dostała prawie 6 mln zł kary.

Czy zgoda klienta wystarczy na kopię dowodu osobistego?

Nie ma tu odpowiedzi, pod którą podpiszą się wszyscy prawnicy. Są dwa poglądy, pokażę oba.

Pogląd pierwszy: zgoda to zwykła podstawa przetwarzania

RODO nigdzie wprost nie zakazuje kopiowania dowodów, a zgoda jest jedną z podstaw przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dlatego w poradnikach prawnych spotkasz pogląd (przykład: artykuł „Kopiowanie dowodu osobistego a RODO” w serwisie Infor z 2018 r.), że kopia dowodu jest dopuszczalna, jeśli klient wyraził na nią zgodę, a firma potrafi wykazać realny powód, na przykład wysokie ryzyko wyłudzeń. Autorka tego artykułu zastrzega jednak, że nawet za zgodą klienta firma nie powinna przechowywać pełnej kopii, tylko kopię z zakrytymi danymi niepotrzebnymi do celu.

Pogląd drugi, ostrożny: zgoda tu niewiele pomaga

Na naszych szkoleniach w RODOPS przyjmujemy wariant ostrożny: kopii dowodu osobistego na podstawie zgody nie robimy, nawet gdy klient sam to proponuje. To nie jest przesądzone prawo, tylko podejście z daleko idącej ostrożności. Stoją za nim cztery argumenty.

Dobrowolność. Europejska Rada Ochrony Danych (EROD), czyli wspólne ciało unijnych urzędów ochrony danych, w wytycznych 05/2020 w sprawie zgody pisze, że zgoda nie jest dobrowolna, gdy osoba nie może jej odmówić bez niekorzystnych konsekwencji, a co do zasady każda niewłaściwa presja ją podważa (pkt 13 i 14). Jeśli klient słyszy przy ladzie „bez ksero nie podpiszemy umowy”, trudno mówić o dobrowolnej zgodzie.

Minimalizacja. W sprawie Glovo UODO wymienił, co firma dostaje razem z kopią dokumentu tożsamości: imię, nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, PESEL, serię i numer dokumentu, datę wydania i ważności, adres zamieszkania, wizerunek oraz inne informacje widoczne na dokumencie. Lista dotyczy różnych dokumentów tożsamości: na obecnym polskim dowodzie adresu nie ma, są za to na przykład płeć i obywatelstwo (art. 12 ust. 1 ustawy o dowodach osobistych). Żeby ustalić, z kim podpisujesz umowę, zwykle wystarczy imię, nazwisko i czasem numer dokumentu. Reszta to nadmiar. W podejściu ostrożnym zakładamy, że zgoda go nie usprawiedliwia, bo minimalizacja dotyczy każdej podstawy, a pełna kopia dowodu osobistego zabiera wszystko naraz.

Ustawy. Ustawa o dowodach osobistych (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1753) nie zawiera przepisu, który pozwalałby firmom kopiować dowody klientów. Wprost karze natomiast za coś innego: za zatrzymanie cudzego dowodu bez podstawy prawnej (art. 79 pkt 2). A ustawa o dokumentach publicznych zalicza dowód osobisty i paszport do dokumentów pierwszej kategorii i chroni je szczególnie. UODO wziął ją pod uwagę przy karze dla Glovo i ocenił, że działania spółki można uznać za wątpliwe także w świetle tej ustawy. Sama ustawa kserowania dowodu wprost nie zakazuje.

UODO. W komunikacie o karze dla Glovo urząd napisał, że kopiowanie lub utrwalanie dokumentów tożsamości powinno być stosowane „wyłącznie w wyjątkowych przypadkach przez konkretne i upoważnione ustawowo podmioty oraz w sytuacjach wyraźnie przewidzianych przepisami prawa”. Przy karze dla ING Banku Śląskiego dodał, że nawet bank przed skanem musi sprawdzić, czy ta czynność jest naprawdę niezbędna.

W obu komunikatach o zgodzie nie ma jednak ani słowa. Glovo powoływało się na prawnie uzasadniony interes, a w sprawie banku chodziło o skanowanie wykraczające poza obowiązki z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Urząd nie rozstrzygnął więc, czy zgoda by wystarczyła. Reguła z Glovo odwołuje się jednak do przepisu prawa, a nie do zgody, i my czytamy to jako sygnał, że sama zgoda może nie wystarczyć.

Do tego zgodę klient może wycofać w każdej chwili, a Ty musisz umieć wykazać, że ją dostałeś (art. 7 ust. 1 i 3 RODO). Kopia dowodu osobistego oparta na zgodzie to kopia, która może stracić podstawę z dnia na dzień.

Okazanie dowodu osobistego zamiast kopii

Wgląd wygląda tak: patrzysz, porównujesz, spisujesz tylko to, czego potrzebujesz, i oddajesz dokument. W firmie nie zostaje nic poza kilkoma danymi, które i tak byłyby Ci potrzebne.

• porównujesz twarz na zdjęciu z osobą, która stoi przed Tobą;
• spisujesz tylko dane potrzebne do celu: do sprawdzenia pełnoletności wystarczy data urodzenia, do umowy zwykle imię, nazwisko i czasem numer dokumentu;
• oddajesz dowód, bez ksero, skanu i zdjęcia telefonem.

Masz wątpliwość, czy dowód nie jest zgubiony albo kradziony? Sprawdzisz to bez kopiowania. Każdy, kto ma profil zaufany albo e-dowód, może sprawdzić na gov.pl, czy dowód osobisty jest unieważniony lub zawieszony, wpisując jego serię i numer. Jedno zastrzeżenie: w wykazie są tylko prawdziwe polskie dowody, więc odpowiedź „nie ma w wykazie” znaczy, że dokument jest ważny albo że wcale nie wydał go polski urzędnik.

Kiedy ksero dowodu osobistego jest w porządku?

Bez żadnych wątpliwości wtedy, gdy pozwala na nie przepis (przy zgodzie zdania są podzielone, o czym wyżej). Przykładem jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w skrócie AML (od angielskiego anti-money laundering), ale tylko dla instytucji obowiązanych, czyli wymienionych w niej firm, na przykład banków. Na podstawie tej ustawy nawet one mogą skanować dowód tylko wtedy, gdy wymaga tego zastosowanie wobec klienta środków bezpieczeństwa finansowego, czyli obowiązkowego sprawdzenia klienta, które ta ustawa nakłada. Prezes UODO nałożył na ING Bank Śląski 18 416 400 zł kary, bo skanował dowody klientów bez sprawdzenia, czy jest to konieczne w świetle AML, także przy reklamacji dotyczącej bankomatu.

PIT małżonka: wgląd tak, kopia nie

Ta sama logika działa przy innych dokumentach. W poradniku dla pracodawców o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) UODO pisze, że gdy do wniosku o świadczenie potrzebny jest PIT małżonka, ustawa o ZFŚS daje pracodawcy jedynie wgląd. Kopii nie przechowuje, bo w PIT są też dane niepotrzebne do oceny wniosku, na przykład PESEL i nazwa zakładu pracy. Wolno natomiast zanotować, jakim dokumentem pracownik potwierdził podane dane.

Tu przepis daje pracodawcy prawo do danych, a i tak kończy się na wglądzie. Tym trudniej bronić kopii dowodu tam, gdzie przepisu nie ma wcale, a jest tylko podpis klienta pod zgodą.

Weryfikacja tożsamości przy żądaniu z art. 15 RODO bez skanu dowodu

Typowa pokusa wygląda tak: ktoś pisze „chcę wiedzieć, jakie dane o mnie macie”, czyli korzysta z prawa dostępu z art. 15 RODO, a firma odpisuje „proszę o skan dowodu”. Tymczasem jeśli masz uzasadnione wątpliwości, kto pisze, możesz poprosić tylko o dodatkowe informacje, bez których nie potwierdzisz, kto pisze (art. 12 ust. 6 RODO).

EROD w wytycznych 01/2022 w sprawie prawa dostępu pisze, że kopia dokumentu tożsamości stwarza ryzyko dla bezpieczeństwa danych i co do zasady nie jest właściwym sposobem uwierzytelnienia, chyba że jest to konieczne, odpowiednie i zgodne z prawem krajowym (pkt 74 i 75). Zamiast tego podpowiada linki potwierdzające wysłane mailem albo SMS-em, pytania bezpieczeństwa albo kody potwierdzające. Dlatego stosujemy drabinkę: wyższy szczebel tylko wtedy, gdy niższy nie wystarcza.

Przy pytaniach kontrolnych uważaj na dane, które łatwo zdobyć. UODO pisze, że przy realizacji praw na odległość nie wystarczy zapytać o imię, nazwisko i adres, bo bywają powszechnie dostępne. Trzeba sięgnąć po dane, co do których prawdopodobieństwo, że znają je osoby postronne, jest znikome (odpowiedź UODO na pytanie inspektora ochrony danych, przedrukowana w Biuletynie UODO, wydanie specjalne z 2025 r.).

Okazanie dowodu osobistego na wideo działa pod jednym warunkiem: tego fragmentu nie nagrywasz. Kodeks postępowania dla małych placówek medycznych, zatwierdzony przez Prezesa UODO, mówi wprost (s. 102), że przy nagrywanej wideoporadzie taka weryfikacja nie jest dopuszczalna, bo placówka nie ma podstawy do utrwalania obrazu dokumentu. Szczegóły opisałem we wpisie Weryfikacja tożsamości pacjenta przez telefon i na teleporadzie: zasady z kodeksu RODO. To kodeks dla medycyny, ale ta sama logika pasuje do każdej firmy. Termin odpowiedzi i to, co ma zawierać, znajdziesz we wpisie Art. 15 RODO: kopia danych, termin i odmowa - kara za brak odpowiedzi.

Skany i zdjęcia dowodów w aplikacji: kara 5,9 mln zł dla Glovo

Prezes UODO nałożył na Restaurant Partner Polska, spółkę prowadzącą platformę Glovo, karę 5 898 064 zł. Urząd ogłosił to w komunikacie z 16 marca 2026 r. Sprawa była następstwem kontroli, w której urząd sprawdzał, jak spółka przetwarza dane użytkowników aplikacji Glovo.

Co robiła spółka? Gdy podejrzewała oszustwo, żądała od użytkownika skanu albo zdjęcia dokumentu tożsamości. Na przykład gdy kurier zgłosił próbę kradzieży zamówienia, fałszywe pieniądze, niezgodność danych karty płatniczej z danymi użytkownika albo podejrzenie, że w przesyłce są nielegalne substancje.

Spółka broniła się prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Twierdziła, że dokumentu żądała wyjątkowo, a przetwarzanie poprzedziła ocena skutków dla ochrony danych (analiza ryzyka, którą RODO każe zrobić przed ryzykownym przetwarzaniem) i test równowagi (porównanie interesu firmy z prawami klienta). Nie pomogło. Urząd uznał, że uzasadniony interes nie wystarcza przy tak szerokim zakresie danych z dokumentu tożsamości, a walka z oszustwami nie może łamać zasady minimalizacji.

• naruszone przepisy: art. 6 ust. 1 RODO (brak podstawy), art. 5 ust. 1 lit. a i c (zgodność z prawem, rzetelność, przejrzystość, minimalizacja) i art. 5 ust. 2 (rozliczalność, czyli obowiązek wykazania, że administrator przestrzega wszystkich tych zasad);
• wysokość kary: urząd wziął pod uwagę czas trwania naruszenia, od lipca 2019 r., i skalę, bo baza danych obejmowała ponad 3,4 mln aktywnych użytkowników w Polsce;
• nakaz: przestać pozyskiwać skany i zdjęcia dowodów i paszportów oraz usunąć zebrane w ten sposób dane w ciągu 30 dni od doręczenia decyzji.

Walka z oszustwami brzmi rozsądnie, spółka powoływała się na ocenę skutków i test równowagi, a mimo to dostała karę także za naruszenie zasady minimalizacji. Moim zdaniem argument o nadmiarze danych z dokumentu stoi tak samo przy kopii zrobionej za zgodą klienta.

Najczęstsze pytania o kopię dowodu osobistego

Pamiętaj, jaką zasadę przyjmujemy: domyślnie wgląd, a kopia tylko wtedy, gdy pozwala na nią przepis. Podpisu klienta pod zgodą nie traktujemy jako zamiennika przepisu. Najłatwiej o wpadkę przy ladzie, gdy nikt nie powiedział recepcji, że ksero „do teczki” to problem. O tym, jak przygotować na to zespół, piszę w tekście Szkolenie RODO dla pracowników: częstotliwość, treść i skuteczność. Jeśli chcesz, żeby Twoja recepcja dostała prostą procedurę i szkolenie z tego tematu, zobacz nasze Szkolenia RODO. Napisz albo zadzwoń, sprawdzimy, gdzie w Twojej firmie leżą skany dowodów.