Twoje dane - Twoja sprawa 2026/2027: co szkoła dostaje i co musi zrobić
czytaj więcej
Przy drzwiach naklejka z kamerą i napisem „obiekt monitorowany”, za drzwiami kamera, która widzi wejście i recepcję. Dokładnie taki układ miałem ostatnio w przychodni, dla której przygotowuję dokumentację RODO.
Łatwo uznać, że tabliczka obiekt monitorowany, czyli sam napis z kamerą, załatwia sprawę. Nie załatwia. Pokażę Ci, co musi być na tablicy przy wejściu, co należy się pracownikom, których kamera widzi przy biurku, i kto w ogóle może patrzeć na podgląd z kamery.
Spis treści
Dlaczego sama naklejka „obiekt monitorowany” nie spełnia RODO?
Bo nagrywa się ludzi, a ludzie mają prawo wiedzieć, kto ich nagrywa, po co i jak długo. To obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Naklejka mówi tylko jedno: „jest kamera”. Nie mówi, czyja.
Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) pisze o tym wprost w materiale „Montujesz kamery w miejscu pracy. Sprawdź, o czym należy pamiętać”, przedrukowanym w wydaniu specjalnym Biuletynu UODO ze stycznia 2025 r. (s. 213-214): piktogramy można stosować dodatkowo, ale oznaczenie obszaru samymi piktogramami nie wystarcza. Naklejka „obiekt monitorowany” jest dodatkiem do informacji, a nie informacją.
Kodeks pracy też każe oznaczyć teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny (art. 22² § 9 Kodeksu pracy), a zaraz potem dodaje, że nie zwalnia to z art. 12 i 13 RODO (§ 10). Czyli znaczek i pełna informacja, a nie znaczek zamiast niej.
Co musi być na tablicy przy wejściu?
Dobra wiadomość: nie musisz wieszać na drzwiach całej klauzuli informacyjnej. UODO dopuszcza tak zwane warstwowe informowanie: na tablicy są najważniejsze rzeczy, a pełna treść jest dostępna gdzie indziej. Według Urzędu na tablicy wystarczą:
kto prowadzi monitoring (nazwa i adres) w jakim celu na jakiej podstawie prawnej kontakt do inspektora ochrony danych, jeśli jest jaki obszar obejmuje kamera jakie prawa ma osoba nagrywana gdzie przeczytać pełną informację
Pełna informacja ma leżeć w miejscu łatwo dostępnym, na przykład w recepcji albo na plakacie. Adres strony albo kod QR na tablicy też się przydaje: dzięki niemu da się przeczytać pełną informację, zanim się wejdzie w zasięg kamery. Sama strona w sieci nie wystarczy, wersja papierowa ma być na miejscu. Tak piszą wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) 3/2019 o monitoringu wizyjnym w pkt 117.
Do tego dopisz, jak długo trzymasz nagrania. EROD w tych samych wytycznych (pkt 115) radzi umieszczać na znaku wszystko, co mogłoby osobę zaskoczyć, i podaje okres przechowywania jako przykład. Jeśli okresu nie podasz, osoba nagrywana ma prawo założyć, że kamera tylko pokazuje obraz na żywo i niczego nie zapisuje (pkt 115).
Gdzie powiesić tabliczkę? Tak, żeby człowiek zobaczył ją, zanim wejdzie w zasięg kamery, mniej więcej na wysokości wzroku (pkt 113 tych wytycznych). Nie musisz pokazywać, gdzie dokładnie wisi kamera. Wystarczy, że widać, jaki obszar jest nagrywany.
Kamera w miejscu pracy: co przepisy mówią o recepcji?
Jeśli zatrudniasz pracowników na umowę o pracę, każda kamera na terenie firmy, także ta, która widzi tylko drzwi, jest monitoringiem w rozumieniu art. 22² Kodeksu pracy. Paragraf 1 mówi o nadzorze nad terenem zakładu pracy i terenem wokół niego. Kamera, która widzi recepcję, nagrywa do tego jedną osobę przez całą zmianę. Przy samych zleceniobiorcach Kodeks pracy nie ma zastosowania, ale tablica i upoważnienia z RODO obowiązują tak samo.
Kamera w miejscu pracy jest dozwolona tylko wtedy, gdy jest niezbędna, i tylko w celach, które wymienia przepis: bezpieczeństwo pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji albo ochrona tajemnicy (§ 1). Nie wolno jej używać do oceny, jak ktoś pracuje (UODO w tym samym materiale z Biuletynu, s. 214). Wobec pracowników obowiązują trzy kroki:
1
Zapisz zasady
Cele, zakres i sposób monitoringu wpisujesz do układu zbiorowego albo regulaminu pracy, a jeśli żadnego z nich nie musisz mieć (regulamin jest obowiązkowy od 50 pracowników, a od 20, gdy wystąpi o niego związek zawodowy, art. 104 § 1¹ i § 3 Kodeksu pracy), do obwieszczenia, czyli pisemnego ogłoszenia pracodawcy dla zespołu, na przykład na tablicy ogłoszeń albo rozesłanego mailem (§ 6).
2
Uprzedź zespół
Pracowników informujesz najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem kamer (§ 7). Kamera już działa bez tego? Uprzedź zespół od razu. Najostrożniej jest wyłączyć ją na 2 tygodnie od uprzedzenia.
3
Daj na piśmie nowym osobom
Każdy nowy pracownik dostaje te zasady na papierze albo mailem, zanim zacznie pracę (§ 8).
Jeśli prowadzisz placówkę medyczną, dochodzi jeszcze jeden przepis. Kierownik może określić sposób obserwacji pomieszczeń ogólnodostępnych w regulaminie organizacyjnym, jeśli to niezbędne dla bezpieczeństwa pacjentów lub pracowników (art. 23a ustawy o działalności leczniczej). Ta sama ustawa i Kodeks pracy ograniczają przechowywanie nagrań do 3 miesięcy.
Zanim kamera zostanie na recepcji, zadaj sobie pytanie, czy musi widzieć stanowisko. UODO podkreśla w tym samym materiale, że monitoring ma obejmować tylko niezbędny obszar. Może wystarczyć przestawienie kamery tak, żeby widziała drzwi i poczekalnię, a nie twarz osoby przy biurku przez całą zmianę. Obowiązki z Kodeksu pracy zostają, ale nagrywasz mniej.
Monitor z podglądem w pokoju socjalnym: kto może patrzeć?
W tej samej przychodni obraz z kamery leciał na żywo na monitor w pomieszczeniu socjalnym. Wygodne, bo widać, kto wchodzi. Tylko że tak samo widzi to każdy, kto akurat pije tam kawę.
Sam podgląd, nawet bez nagrywania, to przetwarzanie danych osobowych, jeśli na obrazie da się rozpoznać ludzi. UODO przesądził to w Biuletynie z maja 2023 r., a EROD dodaje, że stały podgląd na monitorze bywa nawet bardziej inwazyjny niż nagranie, które samo się kasuje (pkt 29 wytycznych 3/2019). Na podgląd z kamery mogą patrzeć tylko osoby, które mają do tego upoważnienie, a osobom postronnym nie wolno go pokazywać (art. 29 i art. 32 RODO).
W praktyce:
- ustal, kto ma oglądać obraz, i daj tym osobom upoważnienie, najlepiej na piśmie, żeby móc to wykazać,
- postaw monitor tam, gdzie nie widzi go nikt postronny: ani klient czy pacjent przy recepcji, ani kurier, ani osoba odwiedzająca pracownika,
- jeśli podgląd nie jest nikomu potrzebny przez cały dzień, wyłącz go i zostaw samo nagrywanie.
Przykładowa treść tablicy na jednej stronie
Zamiast wieszać na ścianie wielostronicowy regulamin, którego nikt nie przeczyta, powieś jedną kartkę A4. Tak może wyglądać tabliczka zgodna z RODO dla firmy z jedną kamerą przy wejściu:
Obiekt monitorowany
Administratorem nagrań jest nazwa firmy, adres. Monitoring prowadzimy w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających w budynku i pracowników oraz ochrony mienia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes), a wobec pracowników także art. 22² Kodeksu pracy.
Kamera obejmuje wejście do lokalu. Obraz mogą oglądać na żywo upoważnione osoby. Nie nagrywamy dźwięku. Nagrania przechowujemy przez 14 dni, chyba że staną się dowodem w postępowaniu.
Masz prawo dostępu do nagrania ze swoim wizerunkiem, prawo do jego usunięcia, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu oraz prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kontakt w sprawie danych, także do inspektora ochrony danych, jeśli go wyznaczono: adres e-mail.
Pełna informacja o monitoringu jest do wglądu w recepcji i na stronie adres strony.
Pamiętaj, żeby ta „pełna informacja” naprawdę leżała w recepcji. Tablica obiecuje drugą warstwę, więc jeśli jej nie ma, cała konstrukcja się sypie. Pełną klauzulę informacyjną dla monitoringu wizyjnego przygotowujemy jako część dokumentacji RODO.
Kontakt do inspektora ochrony danych wpisujesz na tablicę tylko wtedy, gdy go masz. Same kamery w sklepie czy biurze zwykle nie tworzą obowiązku jego powołania, a kto naprawdę musi go mieć, wyjaśniamy we wpisie Inspektor ochrony danych: kto musi go powołać, a kto nie.
Najczęstsze pytania o tabliczkę i monitoring a RODO
Czy wystarczy tabliczka obiekt monitorowany z piktogramem kamery?+
Nie. Piktogram może być dodatkiem, ale musisz jeszcze podać, kto nagrywa, po co, na jakiej podstawie, jaki obszar obejmuje kamera, jak długo przechowujesz nagrania, kontakt do inspektora ochrony danych (jeśli jest), jakie prawa ma nagrywany i gdzie znajdzie pełną informację.
Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu?+
Jeśli kamera obejmuje pracowników albo prowadzisz placówkę medyczną, najdłużej 3 miesiące od dnia nagrania (art. 22² § 3 Kodeksu pracy, art. 23a ust. 2 ustawy o działalności leczniczej). Dłużej, gdy nagranie jest albo może być dowodem w postępowaniu (art. 22² § 4 Kodeksu pracy). Ten sam limit 3 miesięcy mają szkoły (art. 108a Prawa oświatowego) i gminy (art. 9a ustawy o samorządzie gminnym). Gdy żaden przepis nie podaje terminu, RODO pozwala trzymać nagrania tylko tak długo, jak wymaga tego cel.
Czy na tabliczce trzeba napisać, gdzie wisi kamera?+
Nie. Wystarczy, że człowiek wie, jaki obszar jest nagrywany, i może zdecydować, czy w niego wejść.
Czy monitoring w recepcji może nagrywać dźwięk?+
Nie. Monitoring z Kodeksu pracy to rejestracja obrazu, a UODO ostrzega, że nagrywanie dźwięku może zostać uznane za naruszenie prywatności i nadmiarowe przetwarzanie danych.
Monitoring w firmie do sprawdzenia: kamera, monitor, pracownicy
Stań w drzwiach i popatrz na swoją firmę oczami klienta. Sprawdź, co widzi kamera, kto widzi monitor i czy pracownicy dostali cokolwiek na piśmie. Wszystkie trzy da się poprawić bez kupowania nowego sprzętu. Jeśli porządkujesz ochronę danych od zera, zajrzyj do wpisów RODO w firmie i RODO to nie tylko polityka prywatności.
Jeśli chcesz, żeby ktoś zrobił to za Ciebie i przy okazji przejrzał resztę, zobacz, jak wygląda audyt RODO. Napisz do mnie, doradzę Ci najlepsze rozwiązanie.
