Zaświadczenie o niekaralności - jak długo ważne, co sprawdzić, gdzie trzymać

„Co ile mamy odświeżać zaświadczenia o niekaralności?” Takie pytanie dostałem od właścicielki przychodni, która przyjmuje też dzieci. Logiczne: skoro trzeba je zbierać, to pewnie co jakiś czas trzeba je zbierać od nowa.

Okazuje się, że nie. Samo „zaświadczenie” to zresztą tylko połowa obowiązku. Po lekturze będziesz wiedzieć, kiedy sprawdzić niekaralność, czy zaświadczenie o niekaralności ma termin ważności, gdzie trzymać papiery, czego nie wolno zbierać „na zapas” i co zrobić z osobami, które już u Ciebie pracują.

Sprawdzenie niekaralności w gabinecie: przed dopuszczeniem do pracy z dziećmi

Mówi o tym art. 21 ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Przepis wymienia wprost działalność związaną z leczeniem małoletnich, obok edukacji, wypoczynku, sportu czy opieki.

Ważne są tu dwa sformułowania: „przed nawiązaniem” stosunku pracy i „przed dopuszczeniem” do innej działalności. Czyli obowiązek dotyczy nie tylko pracowników na etacie, ale też lekarza na kontrakcie, stażysty czy osoby na umowie zlecenia, jeśli ich praca wiąże się z leczeniem dzieci.

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego i Rejestr Sprawców: dwie różne rzeczy

Ludzie mówią „zaświadczenie o niekaralności”, a ustawa wymaga dwóch osobnych sprawdzeń. Jedno robi kandydat, drugie Ty.

Rejestr Sprawców ma część publiczną, dostępną dla każdego, część z dostępem ograniczonym, tylko dla uprawnionych (między innymi pracodawcy przed zatrudnieniem), oraz rejestr osób wpisanych przez Państwową Komisję do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15. Ty sprawdzasz dwie ostatnie (art. 21 ust. 2).

Informację z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) osoba zamawia sama, przez internet albo w punkcie informacyjnym KRK. Opis jest na stronie gov.pl. Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym sprawdzasz na stronie rps.ms.gov.pl. Część z dostępem ograniczonym działa przez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości i wymaga konta użytkownika (art. 14), więc załóż je, zanim zaczniesz rekrutować.

Osoba z obywatelstwem innego kraju (także Polak z drugim obywatelstwem) przynosi dodatkowo informację z rejestru karnego tego kraju, a każdy, kto w ostatnich 20 latach mieszkał za granicą, także z rejestrów tych państw (ust. 4 i 5). Samo zaświadczenie z KRK bez sprawdzenia w Rejestrze Sprawców nie spełnia obowiązku.

Ważność zaświadczenia przy pracy z dziećmi: bez terminu i bez odnawiania

Ustawa nie podaje żadnego terminu ważności. Nie ma w niej też obowiązku odnawiania zaświadczeń co roku ani co kilka lat (stan prawny na październik 2026 r.). Wymóg jest jeden: sprawdzić osobę przed dopuszczeniem do pracy z dziećmi. Ministerstwo Sprawiedliwości potwierdza to w swoich wyjaśnieniach do ustawy: informacja z KRK nie ma terminu ważności, a ustawa nie przewiduje powtarzania sprawdzenia w trakcie umowy.

Ile ważne jest więc zaświadczenie o niekaralności? Przepis tego nie mówi, a ja radzę brać informację świeżą, wystawioną tuż przed rozpoczęciem współpracy. Stara sprzed roku niczego nie dowodzi o tym, co działo się w międzyczasie.

Co w takim razie jest cykliczne? Ta sama ustawa każe placówce medycznej, do której przychodzą dzieci, mieć standardy ochrony małoletnich (art. 22b): dokument z zasadami bezpiecznych relacji z dziećmi i procedurą reagowania. Placówka ma je oceniać co najmniej raz na dwa lata i pisemnie dokumentować wnioski (art. 22c ust. 6). Odświeżasz więc dokument z zasadami, a nie zaświadczenia ludzi.

A jeśli chcesz sprawdzać personel częściej, „na wszelki wypadek”? W części Rejestru z dostępem ograniczonym nie możesz. Pracodawca ma do niego dostęp tylko przed nawiązaniem stosunku pracy, a inny organizator tylko przed dopuszczeniem osoby do działalności (art. 12 pkt 6 i 7). Uzyskanie informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym bez uprawnienia jest przestępstwem (art. 24).

Wydruk z Rejestru Sprawców: w aktach osobowych, tak długo jak akta

Ustawa mówi to wprost w art. 21 ust. 9. Wynik sprawdzenia w Rejestrze Sprawców utrwalasz w formie wydruku i dołączasz do akt osobowych pracownika. Jeśli to nie pracownik, tylko na przykład lekarz na kontrakcie, wydruk trafia do dokumentacji tej osoby. Tam też trafiają informacja z KRK i oświadczenia.

Jak długo? Skoro to część akt osobowych, dzieli ich los. Dokumentację pracowniczą przechowuje się co do zasady przez czas zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla osób spoza etatu ustawa okresu nie podaje, więc ustal go sam i zapisz w dokumentacji RODO.

Inne terminy dotyczą dokumentacji pacjentów. Ile lat ją trzymać, jak niszczyć i ile kosztuje zaniedbane archiwum, opisuję we wpisie Przechowywanie dokumentacji medycznej: archiwum, warunki i niszczenie - 645 tys. euro kary w Irlandii.

Dane o karalności a RODO: tylko w zakresie, którego wymaga ustawa

Dane o wyrokach skazujących chroni osobny przepis, art. 10 RODO. Wolno je przetwarzać tylko pod nadzorem władz publicznych albo wtedy, gdy pozwala na to przepis prawa, który zapewnia odpowiednie zabezpieczenia. Kodeks pracy wprost wyklucza tu zgodę pracownika jako podstawę (art. 22¹a § 1), więc pracodawca może żądać takich danych tylko wtedy, gdy wymaga tego przepis (art. 22¹ § 4).

W praktyce oznacza to trzy rzeczy:

• zbierasz informację z KRK od osób, których praca wiąże się z leczeniem dzieci lub opieką nad nimi, bo do tego zobowiązuje Cię ustawa,
• nie żądasz jej od wszystkich „dla porządku”, jeśli żaden przepis tego nie wymaga,
• nie zbierasz jej co roku od nowa bez wyraźnej podstawy, skoro ustawa każe sprawdzić osobę przed dopuszczeniem do pracy, a nie cyklicznie.

Dostęp do tych papierów też ogranicz. Skan zaświadczenia w folderze, który widzi cały zespół, to proszenie się o kłopoty, bo RODO to nie tylko polityka prywatności, ale też szafa z aktami i dysk. Od czego zacząć porządki z ochroną danych w całej firmie, piszę we wpisie RODO w firmie.

Najczęstsze pytania o zaświadczenie o niekaralności

Przegląd akt w gabinecie: osoby już zatrudnione i nowe

Przejrzyj akta osób, które pracują z dziećmi, i sprawdź, co w nich jest. Jeśli czegoś brakuje, nie sprawdzaj tej osoby teraz w części Rejestru z dostępem ograniczonym (dlaczego, wyjaśniłem wyżej). Komplet sprawdzeń zrobisz, gdy będziesz zawierać z tą osobą nową umowę, a przy każdej nowej osobie trzymaj się zasady: najpierw oba sprawdzenia, potem praca z dziećmi.

Pamiętaj też, że obowiązek przedstawiania informacji z KRK dopisano do ustawy nowelizacją z 28 lipca 2023 r., która w tej części obowiązuje od 15 lutego 2024 r. Ministerstwo Sprawiedliwości wyjaśniało, że te zasady dotyczą osób zatrudnianych lub dopuszczanych do działalności od tej daty, a już zatrudnionych nie trzeba sprawdzać, chyba że zmienia się ich umowa albo rodzaj działalności (wyjaśnienia Ministerstwa Sprawiedliwości). U osób przyjętych wcześniej brak informacji z KRK nie musi więc być luką.

Inaczej jest z samym sprawdzeniem w Rejestrze Sprawców: ten obowiązek działa od 1 października 2017 r., a w 2023 r. doszedł wymóg wydruku do akt. Brak wydruku u osób przyjętych przed 15 lutego 2024 r. nie jest więc błędem, ale brak samego sprawdzenia u osób przyjętych po 1 października 2017 r. był nim już wtedy.

A jeśli porządkujesz przy okazji całą ochronę danych w placówce, zobacz, co obejmuje dokumentacja RODO. Napisz do mnie, podpowiem, od czego zacząć.