Zgoda na wizerunek dziecka a regulamin - upomnienie UODO dla sali zabaw

Prowadzisz salę zabaw, przedszkole, szkołę językową albo klub sportowy. Robisz zdjęcia na zajęciach i chcesz pokazać je w reklamie. A w regulaminie masz zapis, że korzystanie z usług oznacza zgodę na wizerunek dziecka. Brzmi bezpiecznie… dopóki nie przyjdzie skarga od rodzica.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) rozstrzygnął taką sprawę, a w październiku 2026 r. opisał ją w biuletynie urzędu. Pokazuję, co się stało, dlaczego zgody rodzica nie zastąpił ani regulamin, ani uprzedzenie o zdjęciach, ani interes firmy, co oznacza upomnienie i jak zbierać zgodę, która się obroni.

Zdjęcie dziecka na voucherze sali zabaw - upomnienie UODO

W sali zabaw odbyły się tzw. urodziny pokazowe. Rodzice solenizanta nie płacili za przyjęcie, a w zamian zgodzili się, żeby firma wykorzystała w promocji zdjęcia ich dziecka i gości. Organizatorka zobowiązała się powiadomić rodziców zaproszonych dzieci, że w czasie imprezy będą robione zdjęcia do celów promocyjnych.

Potem na voucherach zapraszających na „cały dzień wspólnej zabawy” pojawiło się wyraźne, portretowe zdjęcie jednej z zaproszonych dziewczynek. Jak wskazał jej ojciec, wiedział tylko o zdjęciu grupowym. Ani on, ani jego żona nie zgodzili się na użycie wizerunku córki w reklamie, więc złożył skargę do UODO.

Spółka powołała się na regulamin, w którym korzystanie z sali oznaczało zgodę na utrwalanie i promocyjne użycie wizerunku. Ojcu, który się do niej zgłosił, odpowiedziała, że zgody zbierał manager, który już u niej nie pracuje.

Niewydane vouchery zniszczyła, bo jego wiadomość uznała za wycofanie zgody.

Prezes UODO uznał, że ojciec nie mógł wycofać zgody, której nigdy nie wyraził, i że dane dziecka przetwarzano bez podstawy prawnej, czyli bez żadnego z powodów, które RODO (unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wymienia w art. 6 ust. 1 jako dopuszczalne. Spółka dostała upomnienie (decyzja DS.523.702.2024). Całą sprawę opisuje Biuletyn UODO.

Upomnienie UODO to nie kara pieniężna, ale liczy się przy następnej karze

Firma nie zapłaciła ani złotówki. Upomnienie to jeden ze środków naprawczych, które daje urzędowi art. 58 ust. 2 lit. b RODO. Kary pieniężne opisuje osobno art. 83.

Tyle że upomnienie zostaje. Decydując w kolejnej sprawie, czy nałożyć karę i w jakiej wysokości, urząd bierze pod uwagę m.in. „wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia” firmy (art. 83 ust. 2 lit. e RODO).

A za naruszenie zasad przetwarzania i warunków zgody, czyli art. 5, 6 i 7 RODO, górna granica kary to 20 mln euro albo 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego, zależnie od tego, która kwota jest wyższa (art. 83 ust. 5 RODO). Drugi raz może więc nie skończyć się na upomnieniu.

Regulamin z zapisem o zgodzie nie wiąże rodzica, który nic nie kupił

Ojciec dziewczynki nie kupił usługi i nie organizował urodzin. Nie zawarł więc ze spółką żadnej umowy, czyli nie zaakceptował jej regulaminu. Zapis, że „korzystanie z sali oznacza zgodę”, w ogóle go nie dotyczył.

A gdyby nawet rodzic regulamin zaakceptował, RODO stawia zgodzie osobne wymagania. Jeśli zgoda jest w dokumencie, który dotyczy też innych spraw, musi być wyraźnie oddzielona od reszty (art. 7 ust. 2 RODO).

Przy ocenie, czy zgoda była dobrowolna, bierze się też pod uwagę, czy usługi nie uzależniono od zgody na przetwarzanie, które do tej usługi nie jest potrzebne (art. 7 ust. 4 RODO). Zabawa na urodzinach nie wymaga zdjęcia na voucherze.

Uprzedzenie o zdjęciach to jeszcze nie zgoda

Organizatorka urodzin miała uprzedzić rodziców gości, że będą robione zdjęcia. Prezes UODO uznał, że sama taka informacja to za mało. Zgoda według art. 4 pkt 11 RODO to „dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli”.

Świadoma zgoda oznacza, że rodzic wie, na co dokładnie się godzi. Wiedza o zdjęciu grupowym na imprezie to nie to samo co zgoda na portret dziecka w materiale reklamowym rozdawanym potencjalnym klientom.

Promocja firmy nie przeważa nad prawami dziecka

Zgoda nie jest jedyną podstawą przetwarzania danych i jej brak nie zawsze oznacza naruszenie. Dlatego Prezes UODO przeszedł po kolei wszystkie podstawy z art. 6 ust. 1 RODO. Umowy z ojcem nie było, obowiązku prawnego ani interesu publicznego też nie, a ochrona żywotnych interesów dziecka nie wchodziła w grę.

Została jedna możliwość: prawnie uzasadniony interes firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), czyli własny, rozsądny powód firmy, który działa tylko wtedy, gdy nie przeważają nad nim prawa osoby na zdjęciu. I tu Prezes UODO uznał, że prawa i wolności dziecka są nadrzędne wobec interesu firmy, jakim jest promocja jej działalności. Sam przepis każe zresztą szczególnie chronić dzieci.

Przy promocji z wizerunkiem dziecka uzasadniony interes firmy najczęściej przegra. Zgoda na wizerunek dziecka wyrażona przez rodzica to podstawa, która się obroni, pod warunkiem że spełnia wymagania opisane niżej i że jesteś gotów usunąć zdjęcie, gdy rodzic ją wycofa.

Jak zebrać zgodę na wizerunek dziecka, która się obroni

Art. 7 ust. 1 RODO mówi, że to Ty musisz umieć wykazać, że zgoda została wyrażona. W tej sprawie spółka twierdziła, że zgody zbierał manager, który odszedł z firmy, a Prezes UODO ustalił, że rodzice zgody nie wyrazili. Zgoda na wizerunek dziecka musi więc zostać w dokumentach firmy, a nie w głowie jednego pracownika.

Zgodę rodzic musi móc wycofać równie łatwo, jak ją wyraził (art. 7 ust. 3 RODO). Pamiętaj też o drugim przepisie: art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, niezależnie od RODO.

Najczęstsze pytania o wizerunek dziecka

Wizerunek dziecka w firmie - od czego zacząć

Przejrzyj, gdzie Twoja firma publikuje zdjęcia dzieci, i sprawdź, czy na każde masz zgodę, którą da się pokazać. Jeśli pracujesz z dziećmi w placówce, przeczytaj też o higienie cyfrowej w szkole i przedszkolu. Szerzej o obowiązkach piszę we wpisie RODO w firmie.

Wzór zgody na wizerunek, dopasowany do tego, jak naprawdę używasz zdjęć, przygotujemy w ramach dokumentacji RODO.